Корпоративная почта

Почта — у этого слова есть богатая история, у кого-то оно ассоциируется с надежностью и точностью, той самой царской почты, марки которой ходили наравне с медной монетой, а кто-то вспоминает посылку отправленную Почтой России, когда посылка нашла своего адресата через полгода, но чаще всего сейчас фраза отправил почтой однозначно привязывается к компьютеру.

Каждый в сети, очень быстро приходит к потребности завести свой ящик, и тут же находит много сервисов предоставляющих эту услугу «абсолютно бесплатно» именно в кавычках, так как за бесплатное приходиться платить, правда косвенно, и для большинства это приемлемая плата, многие пользуются такими ящиками годами и даже не задумываются что может быть как-то по-другому.

корпоративная почта на предприятии

В то же время использование почтовых сервисов для корпоративных клиентов таит в себе много подводных камней и есть несколько путей решения такого важного для любой фирмы решения как e-mail. Ведь в зависимости от реализации можно вполне реально терять деньги и клиентов, что может позволить себе почта России, но это не допустимо для любого бизнеса, поэтому посмотрим на плюсы и минусы разных вариантов.

  1. Решение первое, ресурсоемкое: на собственном сервере устанавливаются почтовые службы, или как говорят некоторые товарищи, устанавливаем программу которая будет выполнять работу почтового сервера, и сразу же надо сказать, что многие забывают что почтовый сервер требует для себя отдельного модуля антивируса, а также систему противодействия спаму, а также дисковое пространство, и служебный персонал. Все это надо оплачивать и стоимость, которая на этапе старта кажется небольшой, достаточно быстро становиться значительной. Основные плюсы этой системы, правильно настроенный почтовый сервер работает годами, выходит из строя из-за старения материальной базы, чаще всего вентиляторов на блоках питания и процессорах. Минусы которые заставляют отказываться от этого решения — обслуживание, тот самый человеческий фактор. Ваш системщик на окладе или приходящий администратор, видя что система прекрасно работает, отодвигает регламентные работы по почтовому серверу в конец очереди, и потом обнаруживается, что они так никогда и не выполнялись или выполнялись, но с заметным запозданием. Это приводит чаще всего к прохождению вирусов во внутреннюю сеть предприятия чаще всего Троянов, но может пролезть и Червь (но чаще всего червей заносят сами работники предприятия на внешних носителях). После чего минимально тратиться рабочее время на удаление этой заразы, а максимальный ущерб обычно не поддается оценке и может привести к печальным событиям. Также для обеспечения бесперебойной работы почты желательно будет содержать резервный канал Интернета, иначе при падении основного канала вы столкнетесь с недоставленными вам письмами. Конечно можно уповать на то, что отправляющий сервер повторит отправку письма и через 30 минут и через 4 часа и при неудаче отошлет отправителю сообщение о неудачной попытке доставки, но далеко не везде сервер настроен правильно, ведь администратор это не узко специализированный специалист, и может просто не знать все настройки сервера.
  2. Решение второе, очевидное, но очевидное не значит правильное — разместить e-mail фирмы на бесплатных хостингах маила гугла, яндекса или иных площадках. При таком решении надо четко отдавать себе отчет, что такого понятия как конфиденциальность переписки для вашей почты существовать не будет, также как и гарантии доставки писем вам, а ваши письма могут также теряться и никто не сможет вам даже ответить из-за чего это произошло и как этого избежать в будущем. Указание на визитках или сайте e-mail с бесплатного почтового хостинга ведет к недоверию новых клиентов.
  3. Решение третье, для малого и среднего бизнеса, в некоторых случаях оно применимо и для больших фирм, и являет собой покупка специализированного почтового хостинга, то есть хостинга почты, прошу не путать с хостингом сайта (чаще всего к хостингу сайта пристегивают 5-10 ящиков почты, но использование этих ящиков чаще вызывает больше проблем чем использование ящик на бесплатном хостинге). Основные требования к такому решению, это возможность шифрования почты, использование анти-спам и анти-вирусных технологий, возможность создания почтовых рассылок (это по потребности), наличие веб-интерфейса как для пользователей, так и для администратора, готовность хостинг провайдера почты гибко подходить к вашим пожеланиям и потребностям.
  4. Решение четвертое, всеми сейчас любимый термин облако, чаще всего это не говорит ни о каких плюсах или минусах системы, это просто рекламный ход, например Майкрософт предлагает разместить не только почтовые сервисы, но и хранение всех документов в своем облаке. Конечно фирма Майкрософт вне конкуренции по своему глобальному подходу к вещам и решениям, но у каждого глобального решения есть много всем известных проблем, а также огромное количество неизвестных проблем, и самое главное у таких гигантов службы поддержки работают медленно и неповоротливо, и вам потребуется специалист в штате тот самый системщик который будет общаться с этим гигантом хотя бы на одном с ним языке.

В результате долгого пути тестирования разных систем и разных решений проведенного мной за время моей работы, для фирм от 5 до 200 человек оптимально будет купить почтовый хостинг у специализирующегося на почтовом хостинге провайдера (третье решение). Это даст более гибкий и удобный, а самое главное надежный инструмент, инструмент который будет работать под присмотром специалистов в этой области. Что конечно не отменяет работы системного администратора фирмы, но существенно экономит его время для решения других вопросов на фирме, что в свою очередь будет экономически более целесообразно.

Также дам небольшой совет системным администраторам, какой бы вы сервис не выбрали как бы не построили свою почтовую систему, внимательно отслеживайте какие ящики есть в системе, есть ли на них пересылка почты. Вовремя удаляйте ящики тех людей которые ушли из фирмы, вполне реальное событие когда человек уволившись, продолжал получать почту, для этого достаточно запрашивать отдел по подбору персонала или бухгалтерию о тех кто уволился. Конечно когда на фирме 5 человек это не составляет труда, но с ростом численности работников надо уделять этому больше времени, ведь не отключенный ящик это не только дыра в системе, но и затратная единица.

Автор: Александр Грязнов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>